5 Tipps für das Briefeschreiben

Einen Brief zu schreiben, kann eine Herausforderung sein. Die Gründe für einen Brief variieren. Wir können einen privaten Brief schreiben, an Freunde, Familie oder Partner. Oder einen offiziellen Brief an Ämter, Unternehmen, den Vermieter. Die Formate sind verschieden, je nach Empfänger und Zweck eines Briefes sollte man gewisse Regeln anwenden. Ein paar ganz simple Tipps helfen, einen Brief mit einem Mindestmaß an Struktur und Klarheit zu verfassen.

  1. Vor dem Schreiben planen, was man sagen will, ein paar Notizen und die Reihenfolge der anzusprechenden Punkte helfen später beim Verfassen des Briefes.
  2. Jeder Brief, egal ob offiziell oder privat, sollte zumindest ein Datum und eine Anrede haben, damit man die Kommunikation auch zu einem späteren Zeitpunkt noch chronologisch einer Person/Institution zuordnen kann.
  3. Der erste Absatz, die Einleitung, soll bei offiziellen Briefen kurz und auf das Anliegen bezogen verfasst werden.
  4. Der Textkörper, die folgenden Absätze bis zur Grußformel, soll klar und übersichtlich sein, damit der Leser dem Brief einfach folgen und ihn verstehen kann. Zu sehr vom Thema abzuschweifen erschwert das Verständnis. Als Hilfe dienen hierbei die Notizen, die man zuvor gemacht hat.
  5. Schließe den Brief mit einer freundlichen (oder formellen) Grußformel ab. “Mit freundlichen Grüßen”, “Bis bald”, “Ich freue mich auf die Antwort”, etc.

Regel Nummer 1 beim Briefeschreiben ist, festzulegen, wer den Brief bekommen soll, welchem Zweck er dient, und in welchem Verhältnis wir zum Empfänger stehen.

Empfänger und Zweck festlegen – daraus ergibt sich das Format

Ein offizieller Brief 

Ein offizieller Brief ist jeder Brief, der z.B. an ein Amt geschrieben wird, an ein Unternehmen, mit dem wir in einer geschäftlichen Beziehung stehen, im Prinzip Kommunikation mit jeglichen Institutionen oder Personen, zu denen wir keine persönliche Beziehung haben.

Ein solcher Brief hat folgendes Format und Inhalte:

  • Betreff
  • Das Datum und der Ort, wo der Brief verfasst wird, bzw. Hausanschrift
  • Anrede
  • Brieftext
  • Abschluss, Grußformel
  • Unterschrift

Bei der Wortwahl bleiben wir förmlich, und in einen offiziellen Brief gehören nur Fakten, keine Emotionen wie z.B. Ärger. Je mehr wir uns an die Fakten halten, und je kürzer und prägnanter diese gefasst werden, desto erfolgreicher wird dieser Brief sein. Ein offizieller Brief sollte auch nicht mehr als zwei Seiten haben, was darüber hinaus geht, z.B. unterstützendes Material, wird als Anlage hinzugefügt.

Ein Geschäftsbrief 

Ein Geschäftsbrief unterliegt sehr klaren Regeln. Die Anrede ist formal mit “Sehr geehrte Damen und Herren” oder, wenn der Name des Empängers bekannt ist, mit Sehr geehrte Frau/Sehr geehrter Herr XXX”.

Der Betreff, welcher noch über der Anrede steht, und womit man sein Anliegen präzisiert, sollte so kurz und so klar wie möglich verfasst werden, etwa:  Kaufvertrag Nr. 12345 oder, wenn man sich auf vorherige Kommunikation bezieht, “Unser Gespräch vom/Ihr Schreiben vom”.

  • Betreff
  • Das Datum und der Ort, wo der Brief verfasst wird, bzw. Hausanschrift
  • Anrede
  • Brieftext
  • Abschluss, Grußformel
  • Unterschrift

Schulen und Universitäten 

Beim Briefeschreiben an Schulen und Universitäten gelten die gleichen Regeln wie für einen Brief an Ämter, kurz, sachlich, ordentlich strukturiert.

  • Betreff
  • Das Datum und der Ort, wo der Brief verfasst wird, bzw. Hausanschrift
  • Anrede
  • Brieftext
  • Abschluss, Grußformel
  • Unterschrift

Der private Brief

Für den privaten Brief gibt es keine wirklichen Regeln, außer der, dass es der Kommunikation ungemein hilft, wenn man sich möglichst klar ausdrückt, und den Brief in einem überschaubaren Format hält. Auch beim privaten Brief sollte eine Anrede, ein Datum, ein Brieftext, sowie Abschluss, Grußformel und Unterschrift vorhanden sein, alleine zwecks Überschaubarkeit und Autenzität. Wie wir diese jedoch gestalten, bleibt uns überlassen und hängt wohl vom Grad der Vertrautheit ab.

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